Büro- und Teamassistenz (w/m/d)

 AlgorithmWatch sucht für den Berliner Standort eine

Büro- und Teamassistenz (m/w/d)

Deine zukünftige Rolle

Du bist Teil des Operations-Teams und verantwortest die Bereiche Büroorganisation sowie Reise- und Eventmanagement. Im Einzelnen gehören dazu folgende Aufgaben:

• Du bearbeitest die Ein- und Ausgangs­post;
• Du bestellst Bürobedarf und Arbeitsmittel;
• Du bist die erste Anlaufstelle für externe Anfragen (Email / Telefon) und unterstützt die Geschäftsleitung bei der Terminplanung;
• Du koordinierst die Ausstattung der Büroräume und Arbeitsplätze;
• Du begleitest neue Kolleg*innen, gut im Büro und im Team anzukommen;
• Du hilfst dabei, Veranstaltungen und Dienstreisen vorzubereiten und abzurechnen. Dafür wirst du mit Erfahrungswissen versorgt und kümmerst dich um Raum, Catering, Logistik und Abrechnung, etwa bei den beiden Jahresklausuren, Trainings, einzelnen Veranstaltungen der Projekte oder Besprechungen und dem Empfang von Gästen im Berliner Büro;
• Als zentrale Ansprechperson unterstützt du das Team bei der Vor- und Nachbereitung von Events und Dienstreisen (inkl. DB-Firmenkonto, Kommunikation mit Einladenden, Rückerstattungen etc.);
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Verwaltungsprozessen (Rechnungslegung, Vertragsmanagement, Spendennachweise etc.);
• Du pflegst, verwaltest und sicherst die Qualität unserer Beleg- und Datenablage und Archive.

Das bringst du mit

• Du hast bereits erste Erfahrung in der Büroorganisation/Teamassistenz oder bei ähnlichen Tätigkeiten gesammelt;
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Grundkenntnisse sind von Vorteil, aber wir sind offen für Quereinsteiger*innen aus anderen Gebieten;
• Du bist textsicher und kommunikationsstark in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch;
• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und bereit, Dich mit Hilfe in weitere Programme einzuarbeiten (z.B. Confluence, HR-Software, Trello u.ä.);
• Du überzeugst mit deiner zuverlässigen und sorgfältigen Arbeitsweise und hast Freude daran, deine Aufgaben selbstständig und eigeninitiativ anzugehen;
• Deine offene, empathische und hilfsbereite Art zeichnet Dich aus, gepaart mit einem Talent für Organisation und Koordination;
• Du kannst Dich mit unseren Werten identifizieren und bist motiviert, Dich in unser Team und in die Aufgaben in einer gemeinnützigen Organisation einzuarbeiten.

Wir bieten dir

• Du bist Teil eines Teams, das dafür kämpft, die Gesellschaft gerechter, demokratischer, inklusiver und nachhaltiger zu machen;
• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten in einem kleinen Operationsteam;
• Wir pflegen eine kollegiale und wertschätzende Arbeitskultur, in der wir gemeinsam Erfolge feiern und gemeinsam Wunden lecken. Teamklausuren und -events gehören ebenso dazu wie Skill-Sharing-Workshops;
• Flexi­ble Arbeits­zeitmodelle, 30 Tage Urlaub, Überstunden werden mit Freizeitausgleich abgegolten, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge, Mobilitätszuschlag und ein persönliches Weiterbildungsbudget;
• Wir unterstützen Dich durch individuelle Fortbildungen und Teamtrainings dabei, dich beruflich so weiterzuentwickeln, wie es zu deinen Stärken und Interessen passt;
• Eine Vergütung von 1500 EUR brutto bei 20h/Woche;
• Ein zunächst auf 2 Jahr befristeter Vertrag über eine Teilzeitstelle mit 15-20 Wochenstunden. Wir streben eine Weiterbeschäftigung und langfristige Zusammenarbeit an.

Um ein wertschätzendes, harmonisches Arbeitsklima zu schaffen, haben wir in unserem Leitbild Werte und Prinzipien definiert, die deinen Arbeitsalltag prägen werden.

Neugier geweckt? Dann bewirb dich!

Da uns bei AlgorithmWatch Chancengerechtigkeit wichtig ist, streben wir eine ausgewogene und vielfältige Zusammensetzung unseres Teams und unserer Leitungsgremien an. Wir sind der Meinung, dass für die Aufgabe, algorithmische Systeme angemessen zu erforschen und zu kontrollieren, eine Vielfalt von Perspektiven unabdingbar ist. Wir ermutigen besonders Personen mit familiärer Migrations- oder Fluchtgeschichte, Black People und People of Color, Menschen, die sich zu LGBTIQ* zählen, oder Menschen, die Diskriminierung erfahren (haben), sich bei uns zu bewerben.

Wir setzen uns kontinuierlich dafür ein, eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen. Um diesen Prozess erfolgreich zu gestalten, müssen wir zuhören und lernen, Privilegien zu erkennen und zu hinterfragen – und dementsprechend handeln. Falls wir hinter diesem Anspruch zurückbleiben und etwas im Einstellungsprozess angepasst werden sollte, sag uns bitte Bescheid!

Du begeisterst dich für unsere Ziele und hast Lust, Teil unseres engagierten Teams zu werden? Du möchtest uns näher kennenlernen? Auch wenn nicht alle Aspekte aus der Ausschreibung auf dich zutreffen – wir freuen wir uns in jedem Fall auf deine Bewerbung!

Bitte sende uns die folgenden Unterlagen per E-Mail bis spätestens zum 03.07.2023 um 12:00 Uhr an jobs@algorithmwatch.org (ohne Foto, ohne Angaben zum Alter und Familienstand):

• Ein kurzes Motivationsschreiben und deinen Lebenslauf
• Dein mögliches Startdatum

Wir melden uns mit einer kurzen Bestätigung. Dann hörst du innerhalb von zwei Wochen von uns, wenn dein Profil gut zu uns passt und wir dich kennenlernen möchten. Wir werden laufend zu Interviews einladen. Bei Fragen freut sich unsere Operations Managerin Kathleen darauf, sie zu beantworten (jobs@algorithmwatch.org). Die Vorstellungsgespräche finden vor Ort oder via Videocall statt. Reisekosten für die Bewerbungsgespräche übernehmen wir, sofern sie nicht von der Arbeitsagentur getragen werden (innerhalb Deutschlands bzw. in einem angemessenen Rahmen).

Mit deiner Bewerbung gehen wir datenschutzkonform um. Weitere Informationen erhältst du unter unserer Datenschutzerklärung.