Büroleitung / Head of Office (m/w/d)

Gesellschaftlichen Fortschritt gestalten? Dafür brauchen wir dich: eine erfahrene Büroleitung, die alle Fäden im Office-Team zusammenhält.

Wir suchen dich…

…als Führungsperson, die alle Fäden im Office-Team zusammenhält.

Denn: Wir möchten Ideen für den gesellschaftlichen Fortschritt entwickeln und eine klimafreundliche Zukunft mitgestalten. Das geht aber nur, wenn unsere operativen, administrativen und finanztechnischen Prozesse reibungslos ablaufen. Mit deiner Arbeit schaffst du die Grundlage für erfolgreiche Projekte und setzt dich so mittelbar für den gesellschaftlichen Fortschritt ein.

Über uns

Dich erwartet ein freundliches und motiviertes Team mit 30 Mitarbeiter:innen, sowie weitere Köpfe aus unseren ehrenamtlichen Gremien. Unsere einladenden Büroräume sind in Moabit nahe dem Berliner Hauptbahnhof gelegen, wir wirken und arbeiten jedoch in ganz Europa und darüber hinaus.

Deine Aufgaben

Du leitest das Office-Team, in dem dich zwei Office-Manager:innen tatkräftig unterstützen. Als Büroleitung verantwortest du folgende Bereiche:

Finanzen und Controlling:

Du steuerst

• das Liquiditätsmanagement und die Finanzplanung für Verein und Projekte (insbes. Kalkulation von Förderprojekten)
• Bilanzen und Steuern, die Weiterentwicklung eines operativen und strategischen Controllings.
• das Berichtswesen für öffentliche und private Kooperationspartner und Zuwendungsgeber, Auf- und Ausbau eines aussagekräftigen Planungs- und Berichtswesens
• die Weiterentwicklung eines operativen und strategischen Controllings.

Personalmanagement und -führung:

Du steuerst

• das Vertragswesen
• die vorbereitende Lohnabrechnung, die Zusammenarbeit mit Steuer- und Lohnbüro
• die Recruiting-Prozesse
• das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
• und trägst Personalverantwortung für das Office-Team.

Office Management:

Du leitest und koordinierst die Arbeitsbereiche und reibungslose Zusammenarbeit des Office-Teams und

• korrespondierst mit unseren Gremien/Partnerorganisationen
• bist Erstkontakt für externe Anfragen
• koordinierst Vereinsangelegenheiten, projektbezogene Beschaffungen, Dokumentations- und Berichtspflichten, IT-Infrastruktur etc.

Du bist noch nicht sicher, ob es 100% passt?

Uns ist bewusst, dass die meisten Bewerber:innen einen Fokus auf Personalsachthemen oder Buchhaltung haben. Wir freuen uns auch über deine Bewerbung, wenn nicht alle Punkte gleichermaßen auf dich zutreffen.

Wenn du dir unsicher bist, melde dich direkt bei uns unter bewerbung@progressives-zentrum.org. Dann können wir deine Fragen klären, bevor du dich bewirbst.

Was dich bei uns erwartet

• ein Arbeitsumfeld, in dem wir uns alle – von Praktikant, Projektmanagerin, Grundsatzreferent bis Office-Managerin – für eine klimafreundliche Gesellschaft und Wirtschaft einsetzen
• eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Leitungsrolle mit einem abwechslungsreichen Aufgabenspektrum
• eine herzliche, offene Teamatmosphäre, in der wir gemeinsam Lösungen finden
• Personal- und Persönlichkeitsentwicklung inkl. Schulungen und Fortbildungen
• flexible Arbeitszeiten, 28 Tage Urlaub (bei Vollzeit), Möglichkeit des Home Office
• eine kooperative Einführung und ausreichend Einarbeitungszeit
• ein faires Gehalt in Anlehnung an die TVöD-Entgeltgruppe 13, abhängig von der Berufserfahrung.

Was wir uns von dir wünschen

• Du bringst mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung mit, z.B. bei einer zivilgesellschaftlichen oder wissenschaftlichen Organisation, im politik- oder wirtschaftsnahen Bereich oder im öffentlichen Dienst.
• Du hast ein abgeschlossenes betriebs- oder sozialwirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachwirt:in oder Bürokaufmann/-frau). Generell gilt: tatsächliche Fertigkeiten sind uns wichtiger als der formelle Abschluss.
• Du besitzt ausgeprägte Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen, idealerweise Erfahrungen in der Bearbeitung und Abrechnung von Drittmittelprojekten und Kenntnisse der Richtlinien von Drittmittelgebern.
• Du hast eine unternehmerische Grundhaltung. Erfahrung im Bereich Fundraising ist wünschenswert.
• Du hast ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, kannst Prioritäten setzen und arbeitest strukturiert, proaktiv, pragmatisch und ergebnisorientiert.
• Bei vielen parallel laufenden und zeitsensiblen Prozessen behältst du einen guten Überblick.
• Dir ist wichtig, Informationen verlässlich an die richtigen Stellen zu leiten und du kommunizierst klar und professionell gegenüber Vorstand, Team sowie externen Partnern und Behörden.
• Du hast exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse (verhandlungssicher).
• Du hast Freude am Umgang mit Menschen und bist offen und empathisch im Kontakt.
• Du bist mit modernen Office-Tools vertraut (cloudbasierte Dokumente, Online-Aufgabenmanager, Teamchats etc.).
• Du hast Interesse an unserer politischen Arbeit und identifizierst dich mit den zentralen Werten des Progressiven Zentrums.

Wir suchen ab sofort. Die eingehenden Bewerbungen werden laufend gesichtet. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Möchtest Du unser Team verstärken? Dann freuen wir uns über Deine aussagekräftige Bewerbung über unser Bewerbungsformular, adressiert an Dominic Schwickert.

Als progressive Organisation legen wir großen Wert auf Diversität. Uns ist bewusst, dass vielfältige Teams auch eine vielfältigere Wahrnehmung haben und somit bessere Ergebnisse erzielen können. Bei der Besetzung der Stelle bevorzugen wir deswegen bei vergleichbarer Qualifikation Menschen, die bislang im Team unterrepräsentiert sind.