Organisationsassistent:in (m/w/d)

Die Universität Wien sucht eine:n Organisationsassistent:in (m/w/d) am Institut für Anglistik und Amerikanistik

Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet mit der Option, das Arbeitsverhältnis danach in beidseitigem Einverständnis in ein dauerhaftes Dienstverhältnis umzuwandeln.

Beschäftigungsausmaß: 20 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:

• Ihr Aufgaben- und Tätigkeitsbereich umfasst neben “personal assistance” und herkömmlichen Organisationsarbeiten
• Lehradministration und Kommunikation mit Studierenden
• Terminkoordination, Protokollierung, Vorbereitung von Unterlagen für die Leiter*innen von Arbeitsgruppen und Kommissionen
• Erstellen von Berichten
• Betreuung von Websites, Editing und Layoutierung von Texten
• Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen einschließlich Budgetverwaltung.
• Koordination von Aktivitäten mit anderen Arbeitsbereichen des Instituts
• Sie arbeiten in einem Team mit mehreren wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen.

Arbeitszeit: im Sinne einer optimalen Anbindung an den Arbeitsbereich und einer guten internen Kommunikation ist regelmäßige Anwesenheit (d.h. 5 Tage/Woche ca 4 Std täglich) grundsätzlich notwendig; eine gewisse Flexibilität ist in Absprache mit der Leitung des Arbeitsbereichs möglich.

Ihr Profil:

• Matura (AHS, BHS) oder gleichwertiger Schulabschluß
• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (Office insbesondere Excel)
• Exzellente Ausdrucksfähigkeit im Deutschen in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse (B2+)
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, nachgewiesene Organisationsfähigkeit
• Hohe Flexibilität, ausgezeichnete Umgangsformen
• Selbständigkeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Wünschenswert sind zudem:

• Erfahrung in Büroorganisation
• Kenntnis der universitären Strukturen und Abläufe
• Erfahrung mit universitätsspezifischen Programmen (i3v/UNIVIS/u:Space, Cognos, Typo3 usw.) von Vorteil
• Kenntnis der anglistischen Studienpläne von Vorteil

Bewerbungen von fortgeschrittenen Studierenden der Anglistik sind willkommen.

Einzureichende Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• eventuelle Empfehlungsschreiben
• Zeugnisse

Ausbildungen:

• Geisteswissenschaften
  Musskriterium

Sprachen:

• Deutsch
  Exzellente Kenntnisse
  Musskriterium
• Englisch
  Exzellente Kenntnisse
  Musskriterium

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 12687 , welche Sie bis zum 23.01.2022 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Dalton-Puffer, Christiane +43-1-4277-42443, Pasterk, Michaela +43-1-4277-42420.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Kennzahl der Ausschreibung: 12687
jobcenter@univie.ac.at