Assistent:in der Präsidentin (m/w/d; 70-80 %)

Wir bewegen uns in einem dynamischen Umfeld mit Partnern aus den verschiedensten Bereichen des Gesundheits-wesens. Für das Präsidium suchen wir ab 1. Dezember 2023 oder nach Vereinbarungeine engagierte, erfahrene Persönlichkeit in der Funktion als

Assistent/in der Präsidentin 70-80%

In dieser anspruchsvollen Drehscheibenfunktion sind Sie für eine reibungslose Organisation des Sekretariats der Präsidentin und Vorstandes verantwortlich. Sie arbeiten sehr eng mit der Präsidentin zusammen und unterstützen diese in allen organisatorischen und administrativen Belangen.

Ihre Aufgaben

• Sicherstellen der Triage des Tagesgeschäftes der Präsidentin
• Bearbeiten des E-Mailpostfach der Präsidentin
• Pflegen der Gesamtübersicht der laufenden und künftigen Geschäfte für eine vorausschauende Planung
• Ausformulieren der Anträge der Präsidentin an die statutarischen Organe (Vorstand, General- und Delegiertenversammlung)
• Erarbeiten der traktandenbezogenen Dokumente und Präsentationen sowie Protokollführung der Vorstandssitzungen und weiteren Meetings
• Eigenverantwortliche Pflege von Webinhalten des Intranets betreffend Präsidium und Vorstand
• Verfassen anspruchsvoller Korrespondenz in Deutsch und Französisch
• Organisation und Koordination der Vorstandssitzungen sowie anderer Konferenzen und Meetings
• Erste Ansprechperson für externe Anliegen auf Stufe Präsidium und anschliessende Triage der Anliegen

Die Funktion beinhaltet auch klassische Assistenzaufgaben wie Termin- und Sitzungskoordination, Sicherstellung eines optimalen Informationsflusses und Übernahme von administrativen ad hoc-Aufgaben. Es macht Ihnen Freude, mit verschiedensten internen und externen Stakeholdern in Kontakt zu sein und deren unterschiedlichste Anliegen professionell zu behandeln.

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung sowie mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-Funktion
• Weiterbildung als Direktionsassistent/in von Vorteil
• Interesse für das Gesundheitswesen und die Gesundheitspolitik
• Planerische, koordinative und strukturierenden Fähigkeiten, Organisations- und Kommunikationstalent
• Verantwortungsvolle, dienstleistungsbezogene und starke Persönlichkeit, die Wert auf eine exakte und selbständige Arbeitsweise sowie hohe Diskretion legt
• Überblick, hohe Professionalität und eine Prise Humor auch in hektischen Momenten
• Muttersprache: Deutsch oder Französisch mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache in Wort und Schrift

Wie hoch ist Ihr Beschäftigungsgrad?

Wir möchten idealerweise eine Person mit einem Beschäftigungsgrad von 80% einstellen, sind jedoch anderen Beschäftigungsgraden gegenüber offen.

Was können wir Ihnen bieten?

• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben am Puls des Schweizerischen Gesundheitswesens
• Enge Zusammenarbeit mit der Präsidentin und dem Vorstand sowie weiteren interne und externen Stakeholdern
• Flexibles Arbeitszeitenmodell und Möglichkeit von Homeoffice
• Attraktiver Arbeitsplatz mit sehr guter Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Für weitere Auskünfte stehen Ihnen Martine Ruggli (Präsidentin), Jeannique Fivian (aktuelle Stelleninhaberin) oder Barbara Dietrich (HR) unter Tel. 031 978 58 58 gerne zur Verfügung. Informationen über unseren Verband finden Sie unter www.pharmaSuisse.org.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre vollständige, elektronische Bewerbung an hr@pharmaSuisse.org. Für diese Funktion berücksichtigen wir Dossiers von Personalvermittlungsfirmen nur nach vorgängiger Kontaktaufnahme via hr@pharmaSuisse.org.

Assistent:in der Präsidentin (m/w/d; 70-80 %)