Assistent:in im Stab des Generalsekretariats (m/w/d)

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA sucht eine:n Assistent:in im Stab des Generalsekretariats (60%-100%, Jobsharing möglich)

In dieser anspruchsvollen Schnittstellenfunktion unterstützen Sie das Büro des Departementsvorstehers, seine persönlichen Mitarbeitenden und den Generalsekretär. Sie organisieren insbesondere Reisen des Departementsvorstehers und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts des Büros.

Ihre Aufgaben

• «First contact» des Büros für interne und externe Ansprechpersonen
• Reisen und Veranstaltungen des Departementsvorstehers (einschliesslich Logistik) organisieren und koordinieren
• Einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts des Büros des Departementsvorstehers sicherstellen
• Telefonanrufe entgegennehmen (Empfangsperson des Büros), Briefpost und elektronische Post sichten
• Persönliche Mitarbeitende bei der Verwaltung ihrer Dossiers unterstützen
• Dossiers zusammenstellen

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung mit EFZ als Kauffrau/Kaufmann und idealerweise nachgewiesene Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion oder Tourismus- und Reisefachausbildung
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Hohe Flexibilität (Arbeit zuweilen ausserhalb der Bürozeiten; Pikettdienst ca. einmal pro Monat am Wochenende)
• Belastbarkeit, sorgfältige und exakte Arbeitsweise (auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung), Durchsetzungsvermögen, Empathie
• Ausgezeichnete Beherrschung zweier Amtssprachen und gute Englischkenntnisse
• Gute Kenntnisse der MS-Office-Programme

Zusätzliche Informationen

Für zusätzliche Informationen steht Ihnen Frau Sandrine Di Paolo, Chefin Stab des Generalsekretariats, Tel. 058 461 14 56, gerne zur Verfügung.

Referenznummer: JRQ$540-839