Assistent*in der Geschäftsführung (w/m/d)

Sie haben Lust, Teil eines internationalen Netzwerks zu werden, spannende Projekte zu konzipieren und zu begleiten sowie die Schnittstellen zwischen Wirtschaft, Politik, Medien und Gesellschaft aktiv mitzugestalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Global Bridges, ein international arbeitender Verein mit Sitz im Herzen von Berlin, sucht ab dem 4. Januar 2027, eine*n

Assistent*in der Geschäftsführung (w/m/d)

beschäftigt in Berlin, vor Ort und in Vollzeit (39 Std./Woche).

Global Bridges ist eine gemeinnützige, überparteiliche Organisation mit Sitz in Berlin, die generationsübergreifend Entscheidungsträger aus Politik, der freien Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur und den Medien auf der ganzen Welt vernetzt. Dazu bereisen wir aufstrebende Schwellenländer (insbesondere jene der BRICS+ Gruppe), diskutieren die wichtigen Fragen unserer Zeit und bringen junge Führungskräfte zusammen. Bei allen unseren Aktivitäten stehen persönliche Begegnungen, unmittelbare Erfahrungen an Orten von geostrategischer Bedeutung und der interdisziplinäre Austausch entlang der Schnittstellen von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft im Mittelpunkt. Die entstehenden Brücken zwischen Branchen, politischen Lagern, Generationen sowie Kulturen helfen angehenden und erfahrenen Führungskräften, die komplexe Weltordnung von morgen besser zu verstehen und erfolgreich zu navigieren. Das Netzwerk von Global Bridges umfasst rund 400 Mitglieder und mehr als 900 Young Leaders Alumni.

Ihre Aufgaben

1. Referent*innentätigkeit

• Unterstützung bei der strategischen Vereinsarbeit: Recherche und Analyse von vereinsrelevanten Themen (Geopolitik, Weltwirtschaft und Gesellschaft) sowie Erstellung von Präsentationen, Berichten, Redebeiträgen für die Geschäftsführung

• Termin- und Gesprächsvorbereitung: Koordination von Terminen sowie inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen, Konferenzen und Gesprächen, einschließlich Briefings und Protokollen

• Öffentlichkeitsarbeit: Mitarbeit an der inhaltlichen Gestaltung von Publikationen, Newslettern und Social-Media-Beiträgen sowie Vorbereitung und Organisation von Presseanfragen und -terminen

2. Membership, Office-Management und Besucherbetreuung

• Mitgliederbetreuung und -verwaltung: Ansprechpartner*in für Mitglieder, Bearbeitung von Anliegen (Neuaufnahmen, Austritte etc.) sowie Erstellung von Statistiken zur Mitgliederentwicklung

• CRM- und Datenbankpflege: Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung des vereinsinternen CRM-Systems (Kontaktverwaltung, Datenpflege, Anbindung neuer Funktionen) in Abstimmung mit der Geschäftsführung

• Besucherbetreuung: Empfang und Bewirtung von Mitgliedern und externen Gästen im Büro

• Finanzen: Rechnungsstellung von Mitgliedsbeiträgen, Ausstellung und Versand von Zuwendungsbescheinigungen sowie Kommunikation mit ausgelagerter Buchhaltung (Bereitstellung relevanter Unterlagen, Klärung offener Posten etc.); Unterstützung bei der Projektabrechnung und der Vorbereitung des Jahresabschlusses

• Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Büroorganisation, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Budgetüberwachung für Bürobedarf

• Prozessoptimierung: Optimierung von administrativen Abläufen im Verein sowie Unterstützung bei der Digitalisierung

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium wünschenswert; alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Organisation wünschenswert

• Organisationstalent, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität

• Freude daran, sowohl inhaltlich anspruchsvolle als auch administrative Aufgaben zuverlässig zu übernehmen

• Freundliches Auftreten sowie ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch, gute Englischkenntnisse

• Interesse an internationalen Fragestellungen und interdisziplinärem Austausch

• Sicherer Umgang mit MS-Office sowie Erfahrungen mit digitalen Tools zur Datenverwaltung und Veranstaltungsorganisation

Wir bieten

• Ein Büro am Pariser Platz 6 – direkt am Brandenburger Tor, im Herzen des politischen Berlins

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen und dynamischen Umfeld

• Flache Hierarchien mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen sowie ein motiviertes und kollegiales Team

• Die Möglichkeit, an spannenden internationalen Projekten mitzuwirken

• Eine unbefristete Festanstellung

• 28 Tage Urlaub

• Mobiles Arbeiten an mindestens zwei Tagen pro Monat

• Ein von uns vollständig übernommenes Deutschlandticket

• Ein Jahresbruttogehalt von 40.000 bis 42.000 Euro

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis sowie ein Arbeitszeugnis des letzten Arbeitgebers) bis zum 22. November 2026 per E-Mail an Herrn Malte Hohlfeld, Geschäftsführender Vorsitzender (jobs@globalbridges.de).

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.