Kaufmännische Leitung (m/w/d)

Wir suchen zum 01.04.2024 eine:n

Kaufmännische:n Leiter:in (m/w/d)

mit einer durchschnittlichen Wochenarbeitszeit von 39 Stunden. Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag des Bundes TVöD 13.

Ihre Aufgaben:

• Kaufmännische Gesamtverantwortung für das Institut als Mitglied der Geschäftsführung
• Budgetplanung, -verwaltung und -überwachung (inklusive monatlichem Berichtswesen und Controlling des Haushalts)
• Erstellung des Jahresabschlusses und des Wirtschaftsplans
• Ansprechpartner:in für Wirtschaftsprüfer:in, Steuerberater:in, Banken etc.
• Aufbereitung und Umsetzung von haushaltsrechtlichen Grundsatzangelegenheiten, auch nach Zuwendungsrecht
• Zukunftssichere Ausrichtung der Strukturen und Prozesse in den unterstellten Bereichen
• Koordination, Verwaltung und Kontrolle der institutionellen Finanzaktivitäten zur Sicherstellung der sachlichen Richtigkeit und Nachhaltigkeit der finanziellen Aufstellung des IEP
• Umsetzung aller administrativen Aufgaben im Personalbereich (wie zum Beispiel Anlegen und Pflege von Personalakten und Stammdatenpflege, Krankenkassenkoordination, Bescheinigungen, Zeugnissen, Änderungsvereinbarungen, etc.)
• Vorbereitende Gehaltsabrechnung, Abstimmung mit dem Steuerbüro und monatliches Buchen der Personalkosten
• Ansprechpartner:in für Direktorin und Gremien in allen kaufmännischen Fragestellungen sowie in der strategischen Ausrichtung des IEP mit Blick auf Budgetdiversifizierung
• Direkte Berichtlinie an die Direktorin
• Zeichnungsberechtigung für kaufmännische Belange sowie Projektantragstellung, -akquise und -annahme
• Schnittstelle zu nationalen und europäischen Dritt- und Fördermittelgebern (inklusive Berichtspflichten)

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder vergleichbares Hochschulstudium mit Fokus auf Finanz- und Rechnungswesen bzw. Controlling und Personalwesen
• Mehrjährige einschlägige Berufs- und Führungserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise in einer Wissenschafts- oder Forschungseinrichtung oder einem anderen verwaltungsnahen Bereich
• Einschlägige Kenntnisse auf dem Gebiet des öffentlichen Haushalts-, Vergabe- und Zuwendungsrechts, des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und Grundkenntnisse des Tarifvertrags für den Öffentlichen Dienst (TVöD)
• Erfahrung im Aufbau von professionellen Reporting-, Liquiditätsmanagement-, Kalkulations- und Controlling-Strukturen und -Dokumentation
• Kenntnisse der Förderprogramme der Europäischen Union sowie nationaler Stiftungen sind von Vorteil
• Beherrschung einschlägiger Buchhaltungssoftware (Erfahrung mit Hamburger Software von Vorteil)
• Ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge
• Teamorientiertes und sicheres Auftreten, Eigeninitiative und Autonomie, strukturierte Vorgehensweise, gute Kommunikationsfähigkeit, Problemlösungskompetenz und Durchsetzungsvermögen
• Analytisches Denkvermögen und eine dienstleistungs- und zielorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Wir bieten:

• Ein spannendes, dynamisches und chancengerechtes Arbeitsumfeld in einem jungen und motivierten Team an einem europaweit vernetzten Forschungsinstitut
• Eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle und sinnstiftende Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
• Flexibles Arbeiten am Dienstort Berlin

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben, tabellarischem Lebenslauf, Studiennachweisen und Arbeitszeugnissen zusammengefasst in einer PDF-Datei per Mail an bewerbungen@iep-berlin.de unter Angabe der Referenz: KL2024. Einsendeschluss ist der 11.02.2024, 24:00 Uhr. Vorstellungsgespräche sind in der 8./9. KW geplant.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Kaufmännische Leitung (m/w/d)