Office Manager:in (w/d/m)

Werden Sie Teil eines international vernetzten Teams mit Forschungspartnern weltweit. Unterstützen Sie ein dynamisches Institut mit Ihren organisatorischen und administrativen Fähigkeiten und Ihrer interkulturellen Kompetenz.

Arbeitsbeginn bevorzugt am 01. September 2022.

Ihre Aufgaben:

• Organisatorische Unterstützung der Institutsleitung
• Personaladministration in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung der ÖAW
• Finanzverwaltung in Kommunikation mit der zentralen Buchhaltung der ÖAW (SAP)
• Mitarbeit in Organisation und Durchführung institutsinterner und wissenschaftlicher Veranstaltungen
• Mitgestaltung, Dokumentation und Kommunikation institutsinterner Abläufe, Protokollführung bei Sitzungen und Besprechungen
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen im Projektmanagement
• Anleitung einer zweiten Administrationskraft (50%)

Ihr Profil:

• Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Offenheit im Umgang mit Menschen aus anderen Kulturkreisen und Interesse an anderen Kulturen, insbesondere aus Asien
• Ausgezeichnete Kenntnisse von SAP und Standard-Office-Software (Microsoft Word, Microsoft Excel);
• Erfahrung mit Web Content Management Systemen (Typo3) bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung in Typo3
• Kenntnisse im Bereich Personaladministration
• Von Vorteil: Erfahrung im Bereich Wissenschaftsadministration, Kenntnisse einschlägiger asiatischer Sprachen (z.B. Mandarin, Japanisch)

Was wir bieten:

• Mitwirkung in einem internationalen, diversen und freundlichen Team im Herzen Wiens mit flexiblen, familienfreundlichen Arbeitszeiten
• Selbstständiges, unabhängiges Arbeiten mit Raum für eigene Ideen und Eigeninitiative
• Das jährliche Bruttogehalt beträgt mindestens € 42.777,14 gemäß dem Kollektivvertrag der Österreichischen Akademie der Wissenschaften. Abhängig von Erfahrung oder Qualifikation ist ein höheres Gehalt verhandelbar.

Interessiert? Nutzen Sie die Gelegenheit und senden uns noch heute Ihre Bewerbung (inkl. Lebenslauf und Motivationsschreiben), bevorzugt als eine PDF-Datei per E-Mail an office.ikga@oeaw.ac.at unter der Angabe der Job ID: IKGA080ADM122.
Die Bewerbungsfrist endet am 15. Juli 2022.

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität.