Die E-Mail ist das am häufigsten verwendete Mittel der beruflichen Kommunikation. Jeder schreibt sie, jeder liest sie – und doch kann man einiges im Umgang mit der elektronischen Post falsch machen und verbessern. Hier sind fünf Tipps, die deine E-Mails schnell auf das nächste Level bringen und dabei helfen, produktiv und ohne Missverständnisse Anfragen zu formulieren und Absprachen zu treffen.
Achte darauf, dass du deine Kommunikation von einer seriösen bzw. der richtigen E-Mail-Adresse aus beginnst. Hast du beispielsweise mehrere Adressen oder Alias, überprüfe, welche die Absenderadresse deiner E-Mail sein soll. Schreibst du private, aber offizielle E-Mails, dann empfiehlt sich eine Adresse, die im besten Fall deinen Vor- zumindest aber deinen Nachnamen und eine seriöse Domain enthält.
Wie verwendet man Cc und Bcc in E-Mails?
Cc steht für „carbon copy“, was auf deutsch „Durchschrift” bedeutet. Nimmst du eine dritte Person in cc auf, so kann sie den Mailverlauf mitlesen; das dient in der Regel der Information oder Kenntnisnahme.
Sollen Personen angeschrieben werden, die besonders auf den Datenschutz achten oder soll jemand ohne Kenntnis des Empfängers über den Inhalt der versendeten E-Mail in Kenntnis gesetzt werden, so nutzt man die bcc-Funktion. Bcc steht für „blind carbon copy“, zu deutsch „Blindkopie”, und bietet sich besonders für den Versand von einer E-Mail an viele Personen an, die nicht über die jeweils anderen Adressen informiert werden sollen.
Hiermit entscheidet sich, ob eine E-Mail sofort gelesen, sofort gelöscht oder auf später verschoben wird. Im Betreff formulierst du den Inhalt deiner E-Mail in kurzen Stichworten. Achte auf eine prägnante Wortwahl und versuche, dich möglichst kurz zu halten. So sparst du deinem Empfänger Zeit und förderst eine zielführende Kommunikation.
Beginne deine E-Mail immer mit einer Anrede. Je nach Gesprächspartner kannst du hier variieren. Ist es eine förmliche Beziehung oder du schreibst einem größeren Publikum, machst du mit “Sehr geehrte Dame/geehrter Herr” bzw. “Sehr geehrte Damen und Herren” nie etwas falsch. Alternativ kannst du bei einem etwas vertrauteren Verhältnis auch “Hallo” oder “Liebe(r) Frau/Herr” verwenden. Beendest du die Anrede mit einem Komma, schreibst du im folgenden Text klein weiter, sofern es sich nicht um ein Substantiv oder einen Eigennamen handelt.
Bevor du deine E-Mail formulierst, solltest du dir über ihren Sinn und Zweck sowie dein Ziel bewusst sein. Möglicherweise bietet sich eine grobe Einordnung der Thematik zu Beginn an, aber schweife nicht zu sehr aus: In der Kürze liegt die Würze. Trotzdem sollten natürlich alle relevanten Infos in deinem Text vorkommen. Zur besseren Struktur sind auch Aufzählungszeichen oder die Nummerierung von Fragen sowie der gezielte Einsatz von Absätzen gute Hilfsmittel. Um einzelne Punkte hervorzuheben, kannst du diese markieren oder unterstreichen.
Verweist du in deinem Text auf einen Anhang, stelle sicher, dass du diesen der E-Mail auch tatsächlich hinzugefügt hast – den Fehler eines vergessenen Anhangs kennen wir nämlich alle!
Zum Beenden deiner E-Mail kannst du nochmal auf die gewünschte Reaktion deines Adressaten eingehen: “Ich freue mich über Ihre Rückmeldung” oder “Wie würden Sie an dieser Stelle vorgehen? Ich freue mich über Ihre Antwort” fassen z.B. kurz zusammen, was du von deinem Gegenüber erwartest.
Abgeschlossen wird die E-Mail mit einem Gruß und ggf. guten Wünschen (z.B. für ein schönes Wochenende), die allerdings nur in einer angemessenen Situation verwendet werden sollten. Klassisch und förmlich ist hier die Verabschiedung: “Mit freundlichen Grüßen”. Alternativ und etwas lockerer lesen sich: “Viele Grüße”, “Herzliche Grüße” oder “Freundliche Grüße”. Muss es schnell gehen, kann auch auf Abkürzungen zurückgegriffen werden (z.B. MfG oder VG). Das sollte aber nicht der Standardfall sein und erst angewendet werden, wenn man häufiger miteinander korrespondiert.
Veröffentlicht am : 04.05.2022